Определение понятия документ содержится в гост Октябрь 2, 2012 by Любосмысл

У нас вы можете скачать определение понятия документ содержится в гост в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства , компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Виды обработки документов делятся на семантические перевод, реферирование, аннотирование и несемантические копирование, передача, преобразование в другую форму представления.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно -технические статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания , правовые постановления, указы, договоры и др.

Материал из Википедии — свободной энциклопедии. Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии , проверенной 29 августа ; проверки требуют 6 правок. Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Возможность и условия получения и использования документа. Запись информации на носителе по установленным правилам. Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Перечень установленных к применению унифицированных форм документов. Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Проставление на документе необходимых реквизитов. Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. Часть официального документа с отметками визами о согласовании. Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Способ придания документу правового статуса. Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. Реквизит, обозначающий время подписания утверждения документа или зафиксированного в нем события. Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

Основная содержательная часть документа. Реквизит, содержащий информацию о получателе документа. Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе документах. Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Реквизит, используемый для придания копии правового статуса. Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы системы электронного документооборота. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Обработка документов проверка целостности, комплектности, сортировка и др. Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Документ карточка, журнал , в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением утилизацией в установленном порядке. Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам. Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда. Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов. Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению. Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов. Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива официальной аббревиатуры , номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета. Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище. Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения. Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение. Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения дела , их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.